El Departament de Cultura i el Col·legi de Notaris de Catalunya han signat un conveni de col·laboració en matèria d'arxius de protocols per treballar en una gestió eficient de més de 9 quilòmetres de protocols notarials dipositats als arxius comarcals, garantint el principi de provinença i territorialitat. L'objecte, ha explicat el Departament, és mantenir la col·laboració establerta el 2007 per a la conservació del protocols notarials generats a Catalunya, i per als protocols de menys de 100 anys, i per als protocols de les notaries amortitzades per raó de la revisió de la demarcació notarial de Catalunya per Reial Decret 140/2015 de 6 de març que conservaran alguns arxius del territori.
El Departament de Cultura, per mitjà dels arxius comarcals, gestionarà els protocols notarials d'acord amb "els principis de provinença i territorialitat, procurant no dividir les sèries, de manera que els canvis que hi ha hagut en els límits dels districtes notarials no afectin la ubicació dels protocols històrics d'una mateixa localitat en arxius diferents". Els pactes en relació a la gestió dels protocols de 100 anys o més tenen l'objectiu de garantir en tot el territori de Catalunya la gestió, l'inventari, el control professionalitzat i la conservació dels protocols. Per garantir l'accés i el servei al públic en el lliurament de cada any, tal i com s'ha fet fins ara, es transferiran a l'arxiu comarcal competent els protocols que facin 100 anys, amb signatura d'una acta de lliurament entre el notari arxiver i el responsable de l'arxiu. I en relació a la gestió dels protocols de menys 100 anys, sempre que hi hagi les condicions d'espai necessàries en l'arxiu comarcal corresponent, es podran ingressar i conservar, en els arxius comarcals, els protocols que es vagin generant.
La col·laboració també permetrà al Col·legi de Notaris de Catalunya accedir als programes de suport tècnic i econòmic i a les mesures de foment que estableixi el Departament de Cultura. Ambdues institucions treballaran conjuntament amb l'objectiu de normalitzar el dipòsit dels protocols de titularitat pública que per raons històriques específiques es conserven encara en arxius d'altres titularitats.
L'acord proposa un model innovador de gestió dels protocols de menys de 100 anys garantint la seva conservació i la seva gestió en el districte notarial i arxius comarcal corresponent. A més, per facilitar la gestió s'ha elaborat un protocol d'actuació entre els notaris arxivers dels districtes notarials i els arxius comarcals de la Generalitat, que facilitarà les transferències dels documents que es realitzaran anualment. El Departament de Cultura formalitzarà aquest protocol en instrucció durant el mes de setembre i serà d'obligat compliment pel conjunt d'arxius comarcals.
Els protocols notarials
Els protocols notarials representen un patrimoni documental essencial per a Catalunya. Segons la Conselleria, "són el testimoni de les activitats de la societat catalana des de fa 800 anys i mostren el desenvolupament de Catalunya en àmbits tant diversos com el comerç, les activitats econòmiques i productives, les relacions socials, les urbanístiques, les successions, el món rural, etc. Tot aquest patrimoni documental situa a Catalunya, a través de l'Arxiu de Protocols de Barcelona, la Xarxa d'Arxius Comarcals de Catalunya i els arxius diocesans, com a referent mundial, juntament amb l'Arxiu del Vaticà".
Aquest fet es visualitza en la presencia en la Secció d'Arxius Notarials del Consell Internacional d'Arxius d'un representant català, que actualment recau en Marc Torras, director de l'Arxiu Comarcal del Bages, i que anteriorment ha comptat amb membres de renom com Pere Puig, director de l'Arxiu Comarcal del Vallès Occidental i Històric de Terrassa.
